Ievads
Ja jūs savā biznesā nekad iepriekš neesat izsekojis darba stundu laiku, jūs varētu būt pārsteigts, dzirdot, ka daudzi veiksmīgi Pasaules uzņēmumi to uzskata par sava biznesa dzīvības spēku. Tā ir viena no svarīgākajām lietām, ko viņi dara, tikpat neaizstājama kā algu uzskaite, grāmatvedība vai projektu vadība.
Darba stundu uzskaite skar dažas no vissvarīgākajām jūsu uzņēmējdarbības jomām. Tas ne tikai palīdz jums viegli uzskaitīt stundas, bet arī ir kā rentgena redze jūsu projektiem un darbinieku padarītajam darbam. Tas ļauj jums uzzināt, vai pelnāt naudu ar savu un darbinieku darbu vai naudu. Tas ļauj jums uzzināt, vai viss notiek pareizajā virzienā, lai sasniegtu savus budžetus un termiņus, un vai jūsu komanda strādā pareizi un efektīvi.
Tālāk ir aprakstīti svarīgākie veidi, kā darba laika uzskaites rīks var būt noderīga jūsu biznesam būt veiksmīgākam.
1. Labāk pārvaldīt uzņēmuma darbiniekus un komandas darbu
Laika izsekošana sniedz ieskatu par to, cik daudz strādā jūsu komanda un darbinieki pie noteiktiem projektiem. Varat redzēt vai atsevišķi darbinieki, vai pat veselas komandas regulāri pārsniedz savu slodzi. Ja tā, jūs variet veikt izmaiņas viņu darba slodzē, pirms jūsu resursi potenciāli izdeg.
Ja jūsu darbinieki zinās, ka uzņēmumā izmantojat darba laika uzskaites rīku, lai uzturētu veselīgu darba un privātās dzīves līdzsvaru, viņi, visticamāk, uztvers laika uzskaiti kā kaut ko pozitīvu un patiešām to arī aizpildīs ar labāko sirdzapziņu. Nemaz nerunājot par to, ka jūs izbaudīsiet visas citas priekšrocības, ko sniedz apmierināti un motivēti darbinieki.
Šī iemesla dēļ padarītā laika uzskaite var būt noderīga, pat ja nestrādājat aģentūrā vai citā klientu apkalpošanas uzņēmumā. Dažkārt atsevišķas nodaļas lielākā uzņēmumā izseko laiku priekš analīzes un statistikas lai saprastu vai ir īstais laiks pieņemt jaunu darbinieku.
2. Norēķini saviem klientiem
Ja līgums ar klientiem noslēgts par noteiktu stundas likmi, darba laika uzskaite ir ļoti svarīga. Kā citādi jūs zināsiet, cik liels rēķins jāizstāda saviem klientiem?
Ir svarīgi pēc fakta izsekot darbinieku pastrādātājam darba laikam, nevis to minēt. Pretēji var rasties situācija, kad darbinieki ir pastrādājuši vairāk, taču rēķina summa ir mazāka. Jūs arī nevēlaties saviem klientiem izstādīt pārāk lielu rēķinu, kas var sabojāt jūsu savstarpējās biznesa attiecības. Veiksmīgai ilgtermiņa sadarībai ir svarīgs godīgums un caurskatāmība, ko sniedz darba laika uzskaites rīks.
3. Projektu rentabilitāte
Pretēji iepriekšējam punktam, ja jūs neiekasējat rēķinu par noteiktu stundas likmi, laika uzskaite joprojām ir svarīga. Fakts ir tāds, ka, ja esat klientu apkalpošanas uzņēmums, jūs pārdodat laika blokus par noteiktu cenu neatkarīgi no tā, kā strukturējat projekta budžetu un kāds ir noslēgtā līguma veids.
Katrs projekts sastāv no noteikta stundu skaita, un katra stunda ir izmaksas, pamatojoties uz to, cik jūs maksājat darbiniekiem, kas veic šo darbu. Lai jūsu uzņēmums turpinātu darboties, jums ir jāpārliecinās, ka kopējā cena, ko iekasējat no klienta, ir lielāka par šī projekta pabeigšanas izmaksām jūsu uzņēmumam. Vienīgais veids, kā noskaidrot izmaksas, ir izdomāt, cik stundas tika pavadītas projektā. Šeit parādās darba laika uzskaite sistēma.
Pieņemsim, ka jūs vadiet klientu portāla izstrādes projektu, šajā projektā klients maksā fiksētu mēneša maksu 5 000 EUR apmērā. Līdz ar to var rasties sajūta, ka izsekot laikam nav tik svarīgi, lai sastādītu rēķinu savam klientam, jo izstādītā rēķina summa katru mēnesi ir fiksēta. Tomēr jums ir jāzina, cik daudz pūļu jūsu komanda un darbinieki iegulda veicot savus darbus šajā projektā. Pieņemsim, ka jūs maksājat saviem izstrādātājiem 10 EUR stundā. Ja viņiem kopā ir vajadzīgas 400 stundas, lai pabeigtu darbu, tas ir lieliski. Jūs pelnat naudu! Ja tomēr viņiem rodas aizķeršanās un tas viņiem negaidīti aizņem 750 stundas, jūs zaudējāt naudu šajā projektā.
Bez laika uzskaites sistēmas daudzi uzņēmumi neapzinās, ka daži no viņu projektiem iepējams ir nerentabli. Izmantojot laika uzskaites sistēmu, jūs varat redzēt, vai esat ceļā uz budžeta samazinājumu, kamēr projekts vēl turpinās. Varat arī redzēt, vai stundas tiek iztērētas ātrāk, nekā gaidījāt, un tas dod jums iespēju sarunāties ar saviem darbiniekiem vai komandu un labot projekta kursu.
4. Cenu un budžeta noteikšanas uzlabošana
Kad sāciet darbu pie jauna potenciāla projekta, nereti ir daudz minējumu, kas saistīti ar jūsu projektu budžeta noteikšanu. Jums ir jāpiedāvā konkurētspējīgas cenas, lai jūs iegūtu klientus, un nopelnītu pietiekami daudz, lai jūsu bizess būtu veiksmīgs.
Ja vien jums nav līgums par par stundas likmi, cenas noteikšanai ir jānovērtē, cik daudz darba, jūsuprāt, tiks ieguldīts projektā. Ja nenovērtēsiet pareizi, jūsu komanda var iestrēgt, strādājot pie kaut kā, kas ir ļoti ilgs laiks un ar mazu peļņu.
Darba laika uzskaites rīks palīdz cīnīties ar šo problēmu, ļaujot jums izveidot pagātnes projektu bibliotēku. Jūs precīzi zināt, cik ilgā laikā katrs iepriekšējais projekts tika pabeigts un cik tas izmaksāja jūsu uzņēmumam. Jūs arī varēsit pateikt, vai šajos projektos esat nopelnījis vai zaudējis naudu.
Šī informācija ir ļoti svarīga cenu noteikšanai, jo tā parāda, cik daudz dažādu projektu parasti maksā.Jūs zināt, cik maksā integrācijas izveide vai kādas sistēmas pārveidošana.Pēc tam varat izmantot šos datus kā savu bāzes cenu, uzsākot līdzīgu projektu.
Tas protams negarantē 100 % panākumus, jums joprojām ir jābūt modram, lai nepieļautu, ka projekts aiziet mīnusā, taču tas ļauj sākt no daudz labākas vietas. Turklāt, jo ilgāk lietosiet darba laika uzskaites rīku, jo vairāk vēsturiskās informācijas jums būs, uz kuru varēsiet atsaukties, lai iegūtu precizākus datus. Tas ir spēcīgs stimuls, lai darbinieki un jūsu komanda atrakstītu savu padarīto darba laiku.
5. Jūsu darbinieku ikdienas darba uzlabošana
Cik stundas dienā jūs patiesībā pavadāt sanāksmēs vai e-pastu rakstīšanai? Vai vairāk laika veltāt blakus lietām, nevis galveno prioritāšu risināšanai? Bez darba laika uzskaites datiem ir grūti saprast, cik produktīva patiesībā ir jūsu darbinieki un komanda.
Uzņēmuma vadība bieži vien var būt pārsteigta par to, ko darba laika uzskaites sistēma viņiem patiesībā parāda par viņu darbinieku un komandas ikdienas darba paradumiem. Nereti atklājas situācija, ka daudzas komandas noteiktu iemeslu dēļ strādā neefektīvi. Ko tālāk? Ja ir iespēja iegūt šādus, varat sākt uzlabot savas komandas darbu. Samaziniet sanāksmju skaitu vai cilvēku skaitu katrā no tām. Vai ir iekšējie procesi, kas apēd apmaksājamās stundas? Strādājiet ar savu komandu, lai tās racionalizētu. Veiciet optimizāciju, samaziniet zudums. Laika uzskaites sistēma ir pietiekami vienkāršs un lēts rīks lai minimizētu izmaksas un maksimizētu ieņēmumus.
Darba laika uzskaite var arī dot iespēju atsevišķiem darbiniekiem uzlabot savu personīgo produktivītāti un darbu plānošanu. Kad darbinieki redz savu darba laiku reģistru, viņi bieži saprot, ka pārāk bieži maina kontekstu un neatliek pietiekami daudz laika visu projektu pabeigšanai. Vai arī viņi redz, kā labāk organizēt savu dienu. Ar laiku darbinieks vieglāk spēj prognozēt cik laika viņam aizņems noteikti darba uzdevumi.
6. Vēsturiskas darba laika datubāzes veidošana
Papildus noderīgu kopsavilkuma datu nodrošināšanai darba laika uzskaite arī izveido ierakstu par to, pie kā tieši jūsu darbinieki vai komanda strādāja. Tas var noderēt noteiktās situācijās.
Dažreiz klienti var lūgt detalizētu paskaidrojumu par to, kāpēc kaut kas prasīja tik ilgu laiku. Viņi vēlas pārliecināties, ka laiks, par ko viņi maksā, tiek lietderīgi izmantots. Izmantojot pareizo laika uzskaites rīku, viss, kas jums jādara, ir izveidot pārskatu, un visa informācija ir pieejama. Šie dati atvieglo smagas diskusijas ar klientiem, jo varat viņiem precīzi parādīt, cik ilgi un kādi darbi tieši tika veikti. Varat arī atturēties pret jebkādām agresīvām vai nepamatotām cerībām.
Papildus, ja strādājat nozarēs, kurās jūs varētu pārbaudīt dažādi auditi, darba laika uzskaite rada svarīgus ierakstus par jūsu paveikto darbu. Piemēram, ja strādājat valsts sektorā vai sniedzat tai pakalpojumus, precīzs uzskaitījums par to, ko visi darīja un cik ilgs laiks pagāja, ir ļoti svarīgi, lai pierādītu, ka valsts nauda netika izšķiesta.
Secinājumi
Daļa uzņēmumu nedomā par visām šīm lietām, kad viņi sāk meklēt darba laika uzskaites risinājumu. Nereti uzņēmuma vadībai ir viena konkrēta vajadzība, ko viņi vēlas atrisināt, piemēram, rēķina izrakstīšana jaunam klientam, kuru viņi tikko ir ieguvuši. Viņi neapzinās, ka viņi nemeklē risina tikai šai individuālai problēmai – viņi meklē kā kopumā padarīto darbinieku darbu izveidot pārskatāmu, kā palielināt ieņēmumus, identificēt un minimizēt zudumus!
Darba laika uzskaites rīks ļauj pieņemt gudrus lēmumus par to, kā noteikt cenas un vadīt projektus, kā pārraudzīt darbiniekus un komandu, neļaujot tai izdegt un pat to, kā pavadāt savu ikdienu.
Vienīgais, kas dažus uzņēmumus kavē, ir bailes, ka viņu darbinieki un komanda slikti reaģēs dzirdot ideju, ka viņiem būs jāpilda ikdienas padarīta darba uzskaite. Ir pilnīgi normāli, ka daži komandas locekļi pretojas vai jūtas neērti, sekojot līdzi savam laikam. Taču ir stratēģijas, kuras varat īstenot, lai mazinātu šīs bailes un tās pārvarētu.
Kad jūsu darbinieki un komanda to sapratīs, viņiem var šķist, ka laika uzskaite nav tik slikta, it īpaši, ja izmantojat tādu rīku kā Hrono.io, kas ir izstrādāts, lai padarītu darba laika pierakstīšanu pēc iespējas ērtāku. Izmēģiniet to pats bez maksas 30 dienas.
Atpakaļ